Р А З В И Т И Е
Б И З Н Е С А
7 Июня
МЕНЮ
Бизнес Молодость
Личный кабинет
Магазин программ
Поселок БМ
БМ Институт
Bm Chain
Библиотека БМ
Новости
Видео
Статьи
Мастер-классы
Кейсы
Старт бизнеса
Развитие бизнеса
Продажи
Привлечение клиентов
Жёсткие разборы
Ежедневные вопросы
Бизнес радар
Найдите материалы, курсы и людей...
Р А З В И Т И Е
Б И З Н Е С А
7 Июня
Система против бардака
О чём ты думал, создавая бизнес? — «Буду больше отдыхать и путешествовать, будет много свободного времени на семью и хобби…» Но идёт второй, третий или пятый год, а каждый отпуск ты проводишь с телефоном и ноутбуком.

Мало того — уже и со здоровьем не лады. Дёргается глаз. Не спишь по ночам. Опускаются руки от вороха проблем. И такой постоянный стресс приводит к выгоранию. Бизнес пьёт все соки и энергию, а владелец становится его же рабом.

Ты мечтал создать масштабную компанию, но уже сейчас понимаешь, что даже при удвоении тебя ждёт скорее героическая гибель, чем радость успеха. Удивительно, как миллиардеры так бодро держатся? Ведь у тебя есть образ предпринимателя-героя, который страдает каждый день, выполняя свою работу.

Почему всё так? Это бардак, беспорядок. Он вгоняет тебя в замкнутый круг и ограничивает рост.

В этой статье мы разберёмся, откуда возникает бардак и как создать систему, которая растёт и развивается на радость владельцу даже без его внимания.


Система против бардака
О чём ты думал, создавая бизнес? — «Буду больше отдыхать и путешествовать, будет много свободного времени на семью и хобби…» Но идёт второй, третий или пятый год, а каждый отпуск ты проводишь с телефоном и ноутбуком.

Мало того — уже и со здоровьем не лады. Дёргается глаз. Не спишь по ночам. Опускаются руки от вороха проблем. И такой постоянный стресс приводит к выгоранию. Бизнес пьёт все соки и энергию, а владелец становится его же рабом.

Ты мечтал создать масштабную компанию, но уже сейчас понимаешь, что даже при удвоении тебя ждёт скорее героическая гибель, чем радость успеха. Удивительно, как миллиардеры так бодро держатся? Ведь у тебя есть образ предпринимателя-героя, который страдает каждый день, выполняя свою работу.

Почему всё так? Это бардак, беспорядок. Он вгоняет тебя в замкнутый круг и ограничивает рост.

В этой статье мы разберёмся, откуда возникает бардак и как создать систему, которая растёт и развивается на радость владельцу даже без его внимания.


Причины и боли малого масштаба
За бардак мы платим своим здоровьем, закрывая своей энергией все упущения в организации. А если мы ещё и считаем это нормой, то перспектив для роста совсем не видно.

Проверь себя. Возьми листок бумаги и ручку. Слева укажи свой месячный доход от бизнеса, например, 300 000 ₽, а справа изобрази объём забот, которые тебя постигают при этом. А теперь удвой сумму слева — стало 600 000 ₽. Что же справа тогда? В разы больше забот? Вот тебе, бабушка, и Юрьев день! А как тогда зарабатывать 5 000 000 ₽? Тебя же порвёт в клочья!
Бардак — это не норма. И если ты хочешь расти, то действовать по-старому больше нельзя. Чтобы избавиться от него, давай поймём симптомы и причины.
Неразбериха и разруха
Первая причина бардака — неразбериха: непонятно, что реально происходит в компании. Каковы доходы и расходы? Что за клиент сегодня звонил? Кому отгружать заказ? Какие были договорённости? Каждый входящий звонок открывает историю переговоров с чистого листа. Бумажки с записями теряются. Сотрудники на один и тот же вопрос дают разные ответы. Срочные задачи забываются. Хаос растёт.

Знакомо ли тебе понятие «энтропия»? В бизнесе оно означает, что области, которые остаются без твоего внимания, разрушаются. Держится и развивается только то, чему ты уделяешь личное внимание. А нанятые тобой люди работают не так, как хотелось бы, и почему-то совсем не заинтересованы в результатах.


Что-то не предусмотрели, сделали не вовремя и не успели. Рекламации, жалобы, опоздания, недовольства, конфликты и т.п. Всё это повторяется, накапливается со временем и складывается в бардак. Сбои доходят до тебя и вырывают из твоих задач. Они вынуждает решать текущие проблемы, а не заниматься стратегией.
В этом первопричина маленького масштаба бизнеса. Все дыры предприниматель закрывает собой. Так он лично становится сильнее, но здоровье быстро истощается.

От понимания бесперспективности такого пути наш мудрый организм переключается в режим энергосбережения. Наступает лень, апатия и сонливость.

В ответ мы обычно пытаемся заставлять себя, прилагать больше усилий, чтобы дожать, прорубить!.. Вместо чтобы понять, что мы занимаемся не тем, чем следует.

Лень — это защитная функция организма от бессмысленности действий.
Затычки вместо решения проблем
Мы изобретательный народ и любим находить подручные решения. Закрепить изолентой или скотчем. Подвязать верёвочкой. Что-то подпереть. В общем, всегда находим «костыли» вместо решения.
Примеры затычек могут быть не так очевидны, например:
Напиши в комментариях, какие затычки ты обнаружил в своём бизнесе.

Принцип такой: лучше пострадать сейчас, чтобы не страдать потом. То есть решить проблему основательно, хоть и потратить на это силы и время, но зато в будущем не сталкиваться с ней снова.
  • Подарки за задержки курьера, хотя можно заменить курьерскую компанию
  • Скидки и бонусы в качестве извинений за ошибки вместо их устранения
  • Замена товара из-за брака вместо контроля качества
Затычки — это бич для устойчивого развития. Это борьба со следствиями, а не устранение причин.

Это сиюминутная реакция вместо изменения системы, которое искоренило бы повторение проблемы в будущем. Ты думаешь: «И так сойдёт… Потом сделаю, как надо». Но «потом» наступает та же проблема, и ты вновь достаёшь «изоленту».
Директор заказывает салфетки в офис
Пока бизнес маленький ты своими силами делаешь бóльшую часть задач. Заказываешь канцтовары, пишешь коммерческие предложения, настраиваешь рекламные кампании. Внимание распылено на задачи, которые ты уже давно перерос, но почему-то продолжаешь делать сам.

Даже если у тебя есть руководители отделов, дай честный ответ на вопрос: ты действительно полностью им доверяешь и можешь спокойно не уделять внимание их областям?
Масштабное мышление
Водораздел между малым, средним и большим бизнесом находится в мышлении предпринимателя — в том, чему он уделяет своё внимание и насколько погружён в рутинные процессы.
В любом деле есть повторяющиеся процессы, влияющие на результат. Например, встречи с клиентами, звонки, совещания, подготовка коммерческих предложений и пр.

Масштаб бизнеса обусловлен количеством и рангом повторяющихся процессов, которым владелец уделяет внимание. Чтобы вырасти, необходимо делегировать те процессы, которые ты перерос. Потери при этом неизбежны. Ведь когда мы поручаем что-то другим, то как правило получаем результат хуже, чем могли бы сделать сами. Однако лучше получить ущерб при делегировании, чем застыть без развития.
Повторяющиеся процессы.
Когда мы были в Америке, то познакомились с Бенджамином Брассингтоном. Его компания автоматизирует вовлечение клиентов через воронки продаж.

Бен поделился с нами правилом, которое должны понимать все его сотрудники:
Правило от американца
Если это нельзя воспроизвести, то это не происходит.
Другими словами, если эффект от действия не повторится, то не надо это делать. Гениальное мышление! Это правило вынуждает искать такие решения, которые принесут повторяющийся системный эффект.
Разовые и системные действия
Есть действия разовые и системные. Эффект от разовых действий уходит в прошлое сразу в момент совершения. Например, самому прозвонить клиентов или сделать массовую рассылку. Результат будет простым и быстрым, но этому всегда сопутствует расплата. От массовой рассылки происходит выжигание базы. А результаты твоих переговоров не смогут повторить наёмные сотрудники.

На второй чаше весов — небольшой, но долгосрочный эффект. Если ты играл в компьютерные игры RPG, то знаешь, что там были зелья и артефакты. Зелья активировали большие силы на краткий срок, а вот артефакты давали небольшой, но неограниченный по времени эффект.

Так и с системными действиями. Они приносят долгосрочный перманентный эффект, хотя он ничтожно мал и практически не виден в сравнении с мощными разовыми действиями. Высвободить рубль, прибавить пару процентов или провести мелкое исправление. Сократить 5−10 минут при выполнении регулярной операции. Такие действия требуют не только интеллекта, но ещё и характера, воли. Все вокруг будут говорить: «Нам нужен результат сейчас, а ты отвлекаешься на что-то непонятное». И хотя само системное действие потребует больше времени и сил, чем разовое, но накопленный эффект того стоит.
Если не знаешь, с чего начать — найди свой рычаг. Рычаг — это действие, сделав и повторяя которое ты гарантированно получаешь предсказуемый результат.

Как найти свой рычаг? Мы записали для тебя бесплатную онлайн-лекцию «Рычаг». Посмотри её и ты поймёшь, что за действие приведёт к результату. Тебе станет понятно, что делать, и появится огромное количество энергии.
Герман Гаврилов — основатель компаний ProCanvas (печать на холсте) и Roistat (система сквозной аналитики). Он много путешествует и отдыхает. Ездит на Bentley. Roistat оценена в 1,5 млрд рублей, и за 2 месяца, пока Герман жил в Калифорнии, компания выросла на 24% в месяц.

Но так было не всегда. Всего несколько лет назад Герман был хронически болен, испробовал разные способы лечения, но каждую неделю попадал в больницу.

Что привело к такой боли? Это бардак в бизнесе, который Герман допускал и пытался расти насильственным способом. Он выгорал от хаоса, неопределённостей, переездов и слабого здоровья. Бизнес, словно чёрная дыра, вытягивал всю энергию.

Был период героического предпринимательства по 18 часов в день без выходных, когда все задачи висели на собственнике. Тогда Герман не понимал, что можно по-другому, но очень хотел расти. Хотел создать большой бизнес всероссийского или мирового масштаба.

Как уйти от текущей модели? В первую очередь Герман признал, что бардак — это не нормально, и принял решение, что больше так не будет. И затем он решил создать систему.
Бардак — это не норма. И если ты хочешь расти, то действовать по-старому больше нельзя. Чтобы избавиться от него, давай поймём симптомы и причины.
От больницы до миллиардной компании
Оставь свой почтовый адрес и получи запись мастер-класса «Бардак vs. Система», где Герман подробно рассказывает о своём опыте и жизненных уроках.
Ваш E-mail
Получить
Рекомендации для системного бизнеса
Внедри CRM хотя бы в самом простом виде, но чтобы она работала. Веди базу клиентов и переговоров с ними. Записывай договорённости, сроки и обязательства.

Если что-то не зафиксировано — то этого не произошло.

Что ещё важнее — веди учёт денежных средств, хотя бы в Excel. Это даст реальную картину происходящего в бизнесе, и ты будешь понимать, сколько можно вытаскивать денег из бизнеса без ущерба и кассовых разрывов.
В БМ Институте мы создали специальный курс «Простые финансы» про управленческий учёт. Жми на кнопку, ознакомься с бесплатными материалами и записывайся на курс.
Обычно мы считаем, что лучше нанимать многофункциональных людей. Кажется, что им можно платить меньше, чем большому коллективу узких специалистов. Но «многорукие многоноги» — это редкая и потому дорогая категория людей. А если удалось таких найти и обучить, ты ещё и боишься их потерять, чтобы всё не рухнуло.

В компании ProCanvas Германа Гаврилова дизайнеры принимали звонки и заявки. Им приходилось отвечать на множество вопросов, от чего страдало основное дело.

Более того, не факт, что тот, кто пришёл на роль дизайнера, способен ещё и качественно верстать макеты и сдавать их в печать. Не факт, что тот, кто умеет выходить на ЛПР (лицо, принимающее решение), так же хорошо может провести презентацию. А тот, кто хорошо продаёт, не факт, что умеет грамотно составлять планы и отчёты по продажам. И когда им приходится делать несвойственные задачи через напряжение, результаты выходят посредственные и нет радости жизни.

Потому для всеобщего счастья лучше разделить задачи по функциям и найти под них специалистов. Выгоды следующие:
  • проще найти и обучить специалиста под конкретную задачу;

  • такие специалисты дешевле, чем универсальные;

  • когда сотрудник сфокусирован на одной задаче, то выше эффективность и качество;

  • люди счастливы, потому что делают то, что им нравится, и не делают то, что их напрягает.
Когда ты разделил функции и определил ключевые показатели для каждого сотрудника, привяжи оплату труда к результатам. Оплачивай выполнение каждой отдельной функции. Так ты отфильтруешь проактивных людей, готовых работать на результат.
У наших друзей Шерзода и Барно Турсуновых в сети автосервисов «Вилгуд» все сотрудники друг другу что-то продают — заявки, исполнение услуг, поставку запчастей и т.д. Так все они заинтересованы в слаженной работе на результат.
Когда возникает проблема и человек приходит за решением, попроси его написать документ, как он понял и сделал. Внятная инструкция получится не с первого раза, но это будет описание из практики.

Так формируется база знаний, которую изучают все сотрудники. Они допускаются к работе только после успешного прохождения тестов. А если в регламентах происходят изменения, то тесты повторяются.
Техника «Говорю один раз».
В Roistat, компании Германа Гаврилова, создана обширная база знаний. В ней прописаны регламенты на все случаи жизни — от заказа воды в офис и заправки картриджей до встречи гостей и обращения к основателю по имени. Такой подход экономит силы и снижает количество ошибок в будущем. К тому же, теперь не страшно, если уйдут больше половины сотрудников — всегда можно найти и обучить новых.
Люди есть люди. Всегда возможны ошибки и упущения. Потому придётся ввести контроль качества.
Техника «Двойное попадалово».
Если вы назначили контролёра, то неправильно было бы платить ему за количество наказаний. Потому схема такая. Контролёр замечает ошибку и указывает на неё. Исполнитель может не согласиться. Тогда руководитель, не заинтересованный материально, разберётся в ситуации и кто-то из двух (контролёр или исполнитель) получит двойной штраф.
Пусть ИТ-система выдаёт заявки и задачи автоматически. А если кто-то действует не по правилам, то работа блокируется автоматически. Система должна быть автоматизирована и не привязана к людям. Без личностного аспекта нет обиды на систему. Это уже не говоря о том, что система освободит сотрудников от рутинных задач, которые способен выполнить и компьютер.
Информационная система в сети кафе «Рецептор» включает анализ скриптов продаж, прием заказов и выведение их поварам на iPad в онлайн-режиме, документацию онлайн, разнообразную аналитику, систему отслеживания посещения сотрудников и т.д. Благодаря ей основатель сети Александр Брайловский может получать актуальную информацию и управлять кафе из любого места через интернет.
Ключевая задача руководителя
Чтобы начать выход из бардака, достаточно отказаться от затычек и найти первое узкое горлышко — одну ключевую задачу, которую нужно решить в первую очередь. Её обнаружить можно в ответе на вопрос: что нужно сделать, без чего остальное не имеет смысла? И это, напомним, должно быть системное действие, результаты которого повторятся в будущем.

Со временем у тебя выработается навык находить узкие горлышки и фокусироваться на их расширении. Постепенно пелена бардака рассеется и твоё дело естественным образом масштабируется, как здоровая модель роста.
Краткие выводы
  1. Выяви повторяющиеся процессы, которые ты уже перерос в своём развитии, но ещё делаешь сам.

  2. Делегируй их и не бойся временного снижения качества и результатов.

  3. Прекрати использовать затычки и тушение пожаров. Решай проблемы основательно, чтобы к ним не возвращаться.

  4. Делай только то, что ведёт к повторению полезного эффекта в будущем.

  5. Разрезай функции на отдельные операции, чтобы повысить качество исполнения.

  6. Покупай результат выполнения операций.

  7. Создай базу знаний и систему обучения.

  8. Автоматизируй систему с помощью информационных технологий.

Если ты уже зарабатываешь от 300 000 ₽ в месяц на своём бизнесе и хочешь выйти на новый уровень — записывайся на бесплатный вебинар «Система управления» с Денисом Шешуковым.
Получить доступ к трансляции